İletişim - İletişmeyim

TAŞINDIK: http://halkboyleistiyor.com

...
Asagidaki yazi, 8 Ocak 2011 tarihinde calistigim projenin calisanlarina gonderdigim yazinin hafif degistirilmis halidir. Kullanmak istiyorsaniz lutfen bana haber verin.


İLETİŞİM?

Evrim merdiveninin en üst basamağını işgal eden, en evrimli hayvan olarak tanıdığımız insan jest ve mimikleri en iyi kullanan, gelişmiş refleks ve içgüdülerinin yanında dili de içine alan çok karmaşık öğrenilmiş davranışlarla iletişim yapan yegane varlıktır. Şimdi bu cümleyi okuyunca “vay, ben neymişim” diye düşünebilirsiniz, peki gerçekten “iletişim” kuruyor muyuz?

İnsan iletişiminin temeli dil, özellikle de konuşmadır. “KONUŞMA”. Dünya üzerindeki tek konuşabilen canlı türü olan “bizler”, iş arkadaşlarımızla yeterince konuşmuyoruz. Peki ne yapıyoruz:

-          “E-mail attım ya, okumamış ben ne yapayım?”

-          “Panoda asılı, okusaymış”

-          “Ona mı söyleyeceğim?”

-          “Sahada gezerken ben gördüm, kendi de görseymiş. Büyük müdür değil mi?”

-          “Toplantıda anlatırım”

-          “Toplantıda ortaya söyledim, oradan anlasaymış”

-          “Toplantı notlarında var”

-          “Uçan kuş duydu, bir o duymamış”

-          “Her gazetede var, bir de ben söylemiyim dedim”

-          “Zaten biliyordur”

-          “Bilmemne söylemiştir, hergün beraberler”

-          “Bunun için para almıyorum” (bunu bir İngiliz’den duydum)

-          “Önce gidip işin fotoğrafını çekip birkaç kişiye göndereyim de…”

Size bazıları saçma gelse de ben yukarıdaki bahaneleri şahsen duydum.

Peki “iletişim” nedir? Kısaca “bir bilginin ve/veya fikrin paylaşılması” diyebiliriz. Aşağıda bunu açıklayan çok basit bir şema var.

Herhangi bir danışman size bu şemayı allayıp pullayıp sayfalarca açıklayabilir, ama kısaca şöyle:

Kaynak: Söyleyecek birşeyleri olan

Mesaj: “Sana bir çift lafım var” tümcesindeki “bir çift laf”

Kanal: Konuşma, e-mail, pano duyurusu, jestler, göz hareketleri, resim vs..

Alıcı: “Sana bir çift lafım var” tümcesindeki “Sen”

Geri bildirim: “Sana bir çift lafım var” tümcesindeki “bir çift laf”a verilen “tepki”.

BİRKAÇ ÖRNEK

       -  “Acil Durum Numaraları” duyurusu: Ana Ofis’in giriş holündeki duyuru panosundaki duyurulardan biri. Üzerinde acil durumlarda aranabilecek sorumluların isimleri, telefonları, hangi dilleri konuşabildikleri ve görevleri gibi önemli bilgiler var. Aslında duyurunun kendisi ve yeri çok doğru ve başarılı, ancak “Alıcı” konumundaki kişiler acil durum numaralarını genellikle “acil bir durum olana kadar” düşünmedikleri için, başarılı bir iletişim oluşmuyor. Belki belli aralıklarla e-mail olarak atmak da bir çözüm olabilir.

       - Haftalık Yemek Listesi: “Acil Durum Numaraları” ile aynı panoda olmasına rağmen insanları daha sıklıkla ilgilendiren bir konuyu içerdiği için “iletişim” açısından daha başarılı. Projede kimse Güvenlik Müdürü'nün numarasını bilmez, ama pekçok kişi öğlen köftenin yanında neden pilav verilmeyeceğini düşünür. Ayrıca (her zaman olumlu olmasa da) projenin en çok geri bildirim alan duyurulardan biri.

      - Malzeme Satın Alma listesi hazırladınız, 1 haftadır ne gelen var ne giden. Satın alma müdürüne bir e-mail attınız, hala ses yok. Ne kadar ilgisiz adammış!

 Burada bir sorun var, ama:

a-      Sorunun ne olduğu öncelikli değil, önce ısmarladığınız malzemenin gelmesi gerekli.

b-      Sorun satın alma müdüründe (alıcı), mesajınızda (yanlış veya eksik malzeme tanımı), uyarı e-mailinizde (kanal), ve hatta sizde (kaynak) olabilir. Örneğin gidip konuştunuz mu? Alıcı günde çok fazla sayıda e-mail alıyordur ve sizinkini atlamış olabilir; okumuştur ama aklında 100 tane konu olduğu için unutmuş olabilir; e-mailinizde kullandığınız “ya kardeşim biraz çalışın da zamanında getirin şu malzemeleri” lafı parazit yaratmış olabilir, vs..

E-mail atıp konuştuğunuz halde iş olmuyorsa, durum farklı.

      - Köprü 3’ün 4. ayağının temel dizaynı değişti. Temel yarın dökülecek. Saha mühendislerinden birine e-mail ile bildirdiniz, ama mühendis akşam beton uzadığı için ofise gelmedi, ertesi gün direkt sahaya gitti ve temel o şekilde döküldü. Suç kimde? Suçluyu bulmak temeli kurtarmayacağı için once sorunu çözmek için gerekli şeyleri tartışmak, sonra aynı olayın tekrarlanmaması için gerekli önlemleri almak gerekli. Böyle saçma zamanlamayla gelen değişiklikleri telefonla bildirmek ayıp değil. Telefon görüşmesi çok hoş geçmeyebilir, ama iş olup bittikten sonra o konuşma çok daha nahoş bir mahiyette tezahür edecektir.

            - Türkçe bilen bir Kosovalı çalışana satın alma isteğinde bulunması için gerekli malzemeleri anlattınız, miktarları ve fiyatlarını söylediniz. Onay sırası size geldiğinde gördünüz ki maddelerin sizin söylediklerinizle ilgisi yok, miktar yanlış veya tanımı hatalı. “Hep böyle yapıyor, atacam bunu işten” demeden önce:

“Anlattığın karşıdakinin anladığı ile sınırlıdır”. Karşımızadakinin Türkçe bilmesi herşeyi anladığı anlamına gelmez. Bir önceki maddenin son tümcesini Kosova’da anlayabilecek adam yoktur (anlamayan Türk de vardır). Türkçe’yi hasbel-kader konuşan Kosovalı arkadaşlar var. Bir dili bilmek o dilin herşeyini bilmek demek değil. Buradaki hata “Alıcı”da değil, “Alıcı”ya ve “Mesaj”ın önemine uygun olmayan “Kanal” kullanmak. Halbuki listeyi yazılı verseydiniz sorun olmayacaktı.

      - Tünelde kullanılan delgi ekipmanlarının soğutmasında kullanılan suyun toplandığı havuz su sızdırıyor. Elinizdeki fotoğraf makinesiyle fotoğraf çekip akşam proje yönetimine (PY) bir e-mail atıp durumu bildirdiniz.

PY ile aranızdaki iletişim başarılı, ama gördüğünüz sorunu önce sorumlu ile (BLIO veya sorumlu mühendis) “konuşmak” ve fotoğrafları ona göstermek hemen her zaman proje için daha hayırlı olur. Eğer sorumlu kişi ilgilenmez veya sorunu çözemezse, proje yöneticilerine durumu bildirmek zaten sizin göreviniz olmuş olur. İlk durumda adınız “ispiyoncu” olacak ve artık tüm iletişimlerinizde karşınızdaki kişi ile aranızda başarıyla kurduğunuz duvarı aşmak zorunda kalacaksınız.

       - Bir sorununuz var (işle ilgili veya kişisel). Müdürünüzle konuşmak istediniz ama o gün çok meşgul. E-mail atmaya karar verdiniz, güzel güzel uzun uzadıya yazıp gönderdiniz. 1 gün geçti, 3 gün geçti, tepki yok.

“Kimse beni saymıyor, adam cevap bile vermeye tenezzül etmedi” demeden önce şunu anlamak gerekli: Departman müdürleri çok meşgul insanlar. Proje müdürleri daha da meşgul. Gönderdiğiniz mesajları mutlaka ama mutlaka sözlü olarak takip edin. Ayrıca gönderdiğiniz e-mailin SPAM filtresinden geçtiğine emin misiniz?

      - Sarı montların projede çalışmayan kişilere dağıtıldığını öğrendiniz, ve hatta gördünüz. Akşam kafede buluştuğunuz arkadaşlarınıza konudan bahsettiniz. “Abi düzen yok, kontrol yok, ne bekliyorsun ki” konuşmaları 3 ay devam etti.  Edindiğiniz bilgiyi faydalı şekilde kullanmadığınız için bu konuşmalara halk arasında verilen ad:  Dedikodu.

Aslında burada “iletişim”i oluşturan tüm öğeler var, ama “Alıcı”lar kısmında gerekli kişiler “biraz” eksik. Organizasyon şemasında depodan sorumlu kişiye bu durumu aktarmanız gerekir (bu durumda Satın Alma Müdürü en doğru kişidir).

      - Sahada 10+300’den geçerken bir dozerin ilerlediğini gördünüz. Siz geri dönerken aynı dozeri 4+300’de hala ilerlerken gördünüz. Böyle bir aletin bu kadar uzun yürümesinin “pek hayırlı” olmayacağını düşündünüz ve ekipman müdürünü arayıp “abi bu alet bu kadar yürürse bize yedek parça mı dayanır?” dediniz (Bu diyalog pek olası değil, çünkü bu olay genelde akşamları maç arasında “koca alet bu kadar yürütülür mü abi, ne alt takım kalır ne palet” şeklinde konuşulur).

Yukarıdaki telefon konuşmasında önemli olan şeyler:

a-      Zamanında mı haber verdiniz? Hatta operatörü uyarıp dozeri durdurdunuz mu?

b-      Doğru kişiyi mi arıyorsunuz?

c-       Karşınızdaki kişinin tecrübesi sizin yaşınızdan fazla ise kullandığınız sözcükleri daha doğru seçmelisiniz (özellikle genç arkadaşlar için geçerli). Sizin yapmanız gereken yapılan işi yargılamak veya ders vermek değil, olayı anlatmak veya çözüm bulmak.

İLETİŞİMİN ENGELLERİ (veya karşınızdakiyle aranızda duvar örmenin garantili yolları)

Yargılamak, suçlamak, ahlak dersi vermek, nutuk çekmek, ad takmak, alay etmek, sorguya çekmek, konuyu saptırmak, oyalamak.

KISSADAN HİSSE

Konuyu uzatmamak için özetleyelim:

• KONUŞUN! İnsanlar konuşa konuşa anlaşır!
• Yazılı iletişim kullanırsanız, anlatmak istediğinizin karşıdan anlaşıldığına emin olun. Askerde “emir tekrarı” boşuna getirilmiş bir uygulama değil. Ayrıca karşınızdakinin mesajınızı görmeme ihtimali de var.
• Bir sorunun sorumlusunu tartışmak tamamen zaman kaybı. Önce o sorunu çözüp aynı durumun tekrarlanmaması için gerekli önlemleri almak gerekli. Bir taşeron, parası ödenmediği için işi bırakmak zorunda kalırsa veya parası ödenmeyen beton katkısı satan firma katkı göndermeyip beton üretimi durursa, suçluyu bulmak için akşama kadar tartışırız ama hem sonuç alamayız hem işimiz gecikir. PO’yu zamanında yapmayan departman mı, Satın Alma Emri'ni firmaya geç gönderen satın alma mı, faturayı 4 (yazıyla dört) defa hatalı gönderen firma mı, onay bekleyen muhasebe mi, bayram diye çalışmayan banka mı suçlu?
• Konuşmaya “sen bunu yaptığın için böyle oldu” diye girmek yerine “Ercan merhaba, böyle bir durum var, ne yapalım?” diye girmek neden zor olsun? İlk cümleyi kurduğunuz anda karşıda direniş duvarını da kurdunuz demektir, halbuki kurulması gereken şey işbirliği köprüsü. Başarılı liderler “Sen”-“Ben” yerine “Biz” lafını kullanır.
• Yanlış olduğunu düşündüğünüz birşeyi “ara kademeleri atlayıp” hemen en üste taşımak yerine o işten sorumlu kişiyle konuşup çözüm aramak sizi de başarılı yapacaktır. Böyle yaparsanız yönetimin zaten kısıtlı olan zamanını daha da boşa harcarsınız.
• Saçma sorular sormak saçma hatalar yapmaktan daha iyi. İş sırasında aklınıza takılan soruları sorunca aptal değil “işini takip eden”  olursunuz.
• “Liderler çözüm, yöneticiler suçlu arar”. Slogan gibi bir laf ama doğru.
• Dünyada 3 tip insan var: 1- İyi insan 2- Kötü insan 3- Diğer insanların kötü olduklarını düşünüp kötü olan iyi insan. Gerçek “kötü”lerin oranı %1 bile değil, insanlarla olan ilişkilerimizde böyle düşünmek büyük fayda sağlayacaktır.